O check-in é uma prática intencional para iniciar uma reunião. Antes de apresentar a agenda ou o objetivo da reunião, cada participante compartilha onde está ou o que está trazendo para aquela interação do ponto de vista emocional ou mental. Corremos de reunião para reunião, ou atualmente, de vídeo chamada para vídeo chamada e não nos damos contas de quanta bagagem levamos de uma reunião para a outra ou de casa para o trabalho. O check-in proporciona presença, empatia, escuta e voz. Como conduzir um check-in:
1 – A pergunta: O líder apresentará a questão do check-in que os participantes responderão um por vez. Algumas organizações que adotam essa prática usam sempre a mesma pergunta como: "O que você está trazendo com você?". Nos webinários que tenho conduzido nesse contexto de pandemia faço a seguinte pergunta: “Como você está se sentindo, em 3 palavras?”. Limitar a palavras ou a quantidade ajuda quando o grupo é grande.
2 – A ordem das respostas: Cada membro tem um tempo para responder. Pode ser no sentido horário, em ordem alfabética ou aleatória. Se escolher a última opção, o líder deverá prestar atenção se todos responderam. Em outros exercícios, como o de compartilhar reflexões fala quem tem vontade, nesse exercício, uma das intenções é dar voz a todos. Quando um participante termina o líder diz "obrigado" ou apenas permite que a próxima pessoa faça o check-in. Não há espaço para mais perguntas ou comentários. Geralmente o líder responde primeiro para dar o tom ao exercício, alternativamente dependendo do contexto ou do grupo, pode-se optar por responder no final.
3- As respostas: O líder não deve deixar que as pessoas respondam como uma não resposta, por exemplo, "Tudo bem!". As respostas devem expressar como a pessoa está se sentindo ou no que ela está pensando. Pessoas podem se emocionar durante o check-in e o líder deve ter a capacidade de criar um espaço seguro e de conter o processamento de emoções difíceis. Se julgar necessário, ele deverá acompanhar individualmente após a reunião.
3- A duração: O check-in deve durar alguns minutos para não avançar o horário da reunião. De 5 a 10 minutos é uma boa referência. Ele também pode ser utilizado como uma forma estruturada de substituir as conversas de início de reunião.
O exercício, a princípio, pode parecer estranho ou desconfortável. Com a prática, o check-in se tornará um hábito e você fará instintivamente.